Participar de um evento é algo inusitado: se por um lado seu conteúdo pode ser de alta importância – independente de sua temática ou objetivo –, por outro geralmente é extremamente cansativo. Horas podem ser gastas entre discussões, palestras, entrevistas… então, por este motivo, a organização frequentemente separa um tempo para o coffee-break do evento.
Todo o andamento do coffee-break, incluindo sua preparação e planejamento, é regido pelo orçamento disponível para a ocasião e pela estimativa de pessoas que irão comparecer. Então, é importante ressaltar que não há uma única regra para realizar um excelente coffee-break; são dezenas de situações que devem ser levadas em consideração. Confira estas dicas que preparemos para auxiliá-lo nesta tarefa:
Dicas para oferecer um excelente coffee-break
- Um bom planejamento é o que pode ser o diferencial de seu coffee-break. Horários, cardápio, utensílios, funcionários, decoração, enfim, é importante que tudo esteja 100% definido pelo menos com uma semana de antecedência. Se seu orçamento permitir, contrate um buffet especializado ou faça parcerias com empresas do ramo, para que você não precise se concentrar na execução dos pratos, por exemplo.
- O coffee-break deve ser anunciado junto com o material de divulgação do evento, evitando deste modo uma desnecessária preocupação sobre o horário de descanso e a alimentação disponível. Isto inclui os impressos que sejam preparados, o hotsite do evento ou as campanhas nas redes sociais. Sobre o horário ideal, ele não deve ser muito próximo do almoço. Então, por exemplo, dois bons horários são: matutino às 10h e vespertino às 16h.
- O tempo de duração também é de suma importância para que não perca o controle sobre os convidados. Uma boa média é de quinze a trinta minutos. Aliás, a mesa deve estar pronta de dez a quinze minutos antes do horário programado.
- Em todas as situações, evite servir apenas os famosos “alimentos de sala”, que são água, café e biscoito. Mesmo para uma reunião rápida é bom possuir no cardápio algo mais sofisticado, mas nada muito extravagante. É importante relacionar o coffee-break com os alimentos geralmente consumidos naquele determinado horário. Por exemplo: de manhã, ofereça alimentos que se aproximem de um café da manhã, com pães, frios, comidas leves, sucos, café, leite. Já de tarde, é possível investir em uma alimentação um pouco mais pesada (mas ainda servindo as leves), como refrigerantes, tortas, salgados e por aí vai.
- Lembre-se de que provavelmente haverá algum participante do evento que tenha alergia a um determinado tipo de alimento ou outra restrição alimentar, como vegetarianos e veganos. Então, invista em variedades, como alimentos sem glúten e que não sejam derivados do leite e comidas que agradem a todos. À mesa também devem estar, de maneira bem organizada, todos os utensílios, como talheres, guardanapos, copos e afins.
- O excesso de alimentos é tão problemático quanto sua falta, especialmente se não existir um digno destino para as comidas que restarem. Então, acerte na quantidade – e isso também vale para a variedade de alimentos. O ideal é ter pelo menos quatro opções de salgados (fora os frios) e dois doces. Já em relação às bebidas, o número é maior: além de café e água, é bom servir leite, sucos e, dependendo da situação, refrigerantes.
- A quantidade calculada deve ser baseada em pelo menos uma unidade de cada alimento para cada participante e a bebida pode variar de 200 a 500 ml por pessoa, dependendo da que for servida. Nesse caso, conhecer o perfil dos convidados é uma boa maneira de evitar erros.
- Conhecer os convidados, além de ajudar na escolha de alimentos e suas quantidades, ajuda a tornar o coffee-break mais pessoal. Investir em uma decoração que os agrade pode ser o diferencial que estava procurando, além de demonstrar quão importantes eles são. Lembre-se de que o coffee-break é um momento para relaxar, então, tente deixar o clima menos profissional e mais tranquilo. Ninguém quer voltar ao evento ainda cansado!
- O espaço físico em que o coffee-break deve acontecer também precisa ser planejado. Jamais deve ser no mesmo recinto em que o evento está ocorrendo, pois isso ajuda a evitar um possível problema com os equipamentos. Além disso, realizar essa pausa em outro local ajuda a manter o evento limpo, sem rastro de comida espalhado por todos os locais.
O coffee-break serve para muito mais além de alimentar e manter os convidados interessados no evento. Ele ainda ajuda a manter uma boa imagem do evento! Por isso, de certo modo, investir no coffee-break é investir no evento como um todo. Quem sabe esse é o ponto que você precisava para conquistar de vez o seu público!
