Se você atua com organização de eventos, provavelmente já sabe que, na hora do planejamento, muitas questões burocráticas e operacionais precisam ser resolvidas com antecedência. A questão financeira é sempre um ponto importante nessa etapa, incluindo estratégias de como conseguir patrocínio para eventos científicos.
Antes de qualquer coisa, é importante saber que o patrocínio é uma via de mão dupla, o que significa que ambas as partes devem ser beneficiadas e ter contrapartidas atrativas.
Então, se você ainda não sabe exatamente como conseguir patrocínio para eventos científicos, parta do princípio de que é necessário oferecer algo atraente para que o patrocinador tenha interesse em seu evento e, a partir disso, firme uma parceria contínua para outras edições.
A seguir, confira dicas e práticas de como conseguir patrocínio para eventos científicos!
Dicas de como conseguir patrocínio para eventos científicos
Os patrocínios são recursos fundamentais para viabilizar a organização de eventos. Por isso, é preciso dar atenção especial para a etapa de captação.
Também é crucial lembrar-se de que os eventos são boas oportunidades para o parceiro certo reforçar e divulgar o valor de sua marca para um público seleto, apresentar qualitativamente seus produtos e serviços e, até mesmo, fechar vendas.
Por isso, o setor de eventos apresenta crescimento e força. Afinal, ele gera ganhos para todas as partes envolvidas. Agora, chegou a hora de se organizar para captar patrocínios. Comece aplicando as dicas a seguir:
Faça uma lista de parceiros em potencial
O primeiro passo na busca por patrocinadores é listar aqueles que possivelmente teriam interesse em fazer parte de seu evento científico.
Nesse momento, dê preferência àqueles que costumam investir em ações do segmento, que possuam credibilidade na área e que estejam alinhados com sua proposta de valor.
Para ajudar na organização dos contatos, enumere-os por ordem de prioridades e interesses. Elenque também as primeiras ideias sobre como conduzir as negociações com cada empresa ou entidade.
Defina cotas de patrocínio
Definir cotas é uma dica valiosa de como conseguir patrocínio para eventos científicos. Tendo em vista que nem sempre uma única empresa cobrirá 100% das suas necessidades, é válido estabelecer limites.
Para isso, avalie quanto e o que você precisa de patrocínio. Depois, divida os valores e/ou serviços em montantes distintos para que as empresas escolham o quanto e com o que podem participar.
Lembre-se de definir diferentes contrapartidas para cada nível de cota.
Elabore uma proposta
Depois de ter as cotas definidas, é hora de apresentar as propostas para os patrocinadores em potencial. Lembre-se de que o tempo é curto, principalmente para os representantes de grandes empresas e entidades.
Então, se possível, marque uma conversa ou envie por e-mail uma apresentação resumida, que contenha os principais detalhes do evento, já com as opções de cotas e, especialmente, quais seriam os ganhos do investidor de acordo com sua escolha.
Nesse momento, tente pensar como um eventual patrocinador, identificando e criando oportunidades de incluir sua marca nos materiais do evento, de ceder espaço para sua divulgação etc. Também inclua nessa proposta seus contatos e uma data limite para fechamento da negociação.
Faça uma abordagem adequada
Na hora de abordar um possível patrocinador, é válido entregar mais do que a proposta do seu evento. Mostre que você não está interessado apenas em ganhar, mas também em ajudá-lo de alguma forma.
Por exemplo, se o seu patrocinador for um fornecedor de alimentos saudáveis, mostre que o seu público-alvo está diretamente relacionado a esse mercado, apresente números, oportunidades etc.
É importante ter uma abordagem personalizada para cada tipo de patrocinador, de acordo com o seu segmento de atuação.
E se receber uma resposta negativa, não descarte esse patrocinador para eventos futuros; mantenha um bom relacionamento e faça networking.
Não faça propaganda enganosa
Seja sempre honesto, realista e pé no chão na hora de conversar com possíveis patrocinadores. Quer uma dica para negociações mais desafiadoras? Mostre cenários diferentes para ele: o pessimista, um que seja o mais próximo possível da realidade, de acordo com as previsões, e o otimista.
É importante lembrar de que cada ação possui suas particularidades, mas, de modo geral, esses são pilares fundamentais de como conseguir patrocínio para eventos científicos.
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