Coordenar uma equipe para eventos é uma tarefa que exige planejamento. Afinal, são muitas pessoas envolvidas e é preciso que todas saibam exatamente os seus papéis.
Somente assim é possível proporcionar uma experiência única aos participantes e ter a certeza de que eles sairão satisfeitos da ação.
Então, que tal conferir algumas dicas de gestão de equipe para eventos? É só continuar a leitura do nosso artigo de hoje!
1. Liste todos os profissionais que serão necessários para a organização
Como mencionamos, são diversas as pessoas que compõem a organização de um evento. Por isso, é importante listar todos os fornecedores que serão contratados e definir as responsabilidades deles.
É preciso pensar em profissionais qualificados para lidar com:
- patrocínios e apoios;
- contratos e licenças;
- comercial;
- contabilidade;
- produção;
- divulgação;
- inscrições;
- decoração;
- sonorização e iluminação;
- estacionamento;
- recepção;
- credenciamento;
- cerimonial;
- palestras;
- alimentação e bebidas;
- brindes;
- certificados de participação;
- manutenção;
- serviços gerais;
- segurança.
2. Tenha controle de todas as atividades para ter uma boa gestão de equipe para eventos
Para ter uma boa gestão de equipe para eventos, é preciso ter controle de todas as atividades: saber quais são as tarefas que estão em andamento e tudo o que ainda precisa ser realizado.
Nesse sentido, é importante contar com o apoio da tecnologia para ajudar a gerenciar as atividades de uma maneira rápida e prática.
Aplicativos e softwares ajudam a tornar o dia a dia do organizador de eventos mais eficiente.
3. Conte com um bom fluxo de comunicação
Um dos maiores erros de um organizador de eventos é não ter uma boa comunicação com a equipe. Profissionais pouco informados tornam o dia desorganizado e isso se reflete em uma experiência negativa para o público.
Portanto, investir em fones e walkie-talkies são algumas possibilidades para ter uma comunicação clara durante o evento.
Ferramentas como o Slack e o WhatsApp também ajudam a tornar o dia mais otimizado, afinal, permitem a comunicação em tempo real.
Além disso, não hesite em fazer reuniões presenciais ou virtuais com a equipe antes do evento para tirar as dúvidas e ter a certeza de que todos entenderam bem suas atribuições.
4. Opte pela transparência
Ter transparência na divulgação das informações é essencial para gerar confiança entre o público interno.
Oriente todos a manterem todo o histórico de e-mails, mensagens e áudios; assim, há um registro de informações, caso aconteça algum contratempo. Além disso, fica mais fácil encontrar as raízes dos problemas, caso aconteçam.
Lembre-se de que o registro de informações é a garantia de que todos sabem exatamente quais são as suas responsabilidades.
5. Invista em tecnologias
Nada melhor do que contar com o apoio da tecnologia para promover uma boa gestão de equipe para eventos. Afinal, ela toma para si as atividades operacionais e permite que os profissionais se concentrem em assuntos estratégicos.
É preciso ter em mente que os participantes não podem ficar horas em uma fila para fazer a inscrição, realizar o credenciamento ou pegar o certificado, por exemplo. Por isso, investir em equipamentos, plataformas e aplicativos para o gerenciamento do evento é sempre uma ótima sacada.
6. Pense na identidade visual do seu evento
A identidade visual do evento deve ser sempre estratégica e estar presente nos materiais de divulgação (tanto on quanto offline) e na decoração do espaço, certo? Com o público interno isso não pode ser diferente.
Isso significa que todos os profissionais precisam estar devidamente uniformizados para que os participantes possam reconhecê-los.
Se não há verba o suficiente para investir em uniformes, é possível confeccionar acessórios, tais como bottons, crachás, bandanas, fitas e cintos, dentre outros.
7. Oriente sobre a interação com os participantes
Atender bem a todos os participantes do evento é fundamental para que eles tenham uma ótima experiência.
Por isso, é importante orientar a equipe sobre como ela deve se portar diante do público: oferecendo um atendimento cordial, respeitoso, carismático, empático, educado, gentil e proativo.
Dessa forma, os participantes terão as suas necessidades atendidas e a sua ação causará uma ótima impressão.
Certamente, investir em uma boa gestão de equipe para eventos é sinônimo de satisfação dos participantes. Por isso, conferir algumas dicas como as nossas é importante para promover melhorias na sua rotina de trabalho e organizar ações de sucesso.
Agora que você aprendeu dicas de gestão de equipe para eventos, que tal acompanhar o nosso trabalho nas redes sociais? Estamos presentes no Facebook, LinkedIn, Instagram e Twitter.
