Apesar de parecer fácil, escolher um espaço para eventos corporativos requer cuidado com os detalhes. Isso porque qualquer erro pode fazer com que sua ação não atinja os objetivos esperados e nem gere uma experiência positiva para seu público.
Os eventos corporativos têm suas particularidades. Assim, antes de começar a organizá-los, é necessário entender algumas questões: a finalidade, quem são os convidados e o que o espaço precisa conter para atender às necessidades deles, entre outras.
De maneira geral, existem alguns critérios básicos que devem ser avaliados na hora de escolher um espaço para eventos corporativos. A seguir, descubra quais são eles e confira dicas para encontrar o local ideal para sua próxima ação!
O que avaliar na hora de escolher um espaço para eventos corporativos?
A escolha desse espaço não pode se dar somente a partir de preferências, indicações ou valores. Outros fatores devem ser pesados para que se encontre o local que fornecerá as condições ideais para que seu evento seja um sucesso. Entre esses, estão:
Tamanho do local
A quantidade de pessoas que vai participar do evento é o que determina o tamanho do espaço a ser procurado. Encontrar um local no qual o público se acomode confortavelmente, sem comprometer sua segurança e seu bem-estar, é fundamental.
Infraestrutura
Todo evento corporativo deve ter em sua infraestrutura alguns itens fundamentais. É nesse momento que é preciso avaliar se o espaço é cômodo e funcional para os anfitriões, apresentadores, colaboradores e, principalmente, convidados.
Por isso, verifique se o local possui mais de um ambiente, banheiros, estacionamento, mobiliário adequado, internet, telefonia, decoração agradável etc.
Localização
A localização é um dos pontos-chave na hora de procurar um espaço para eventos corporativos. Ela representa um aspecto crucial para garantir a participação e a satisfação de seu público.
Assim, avalie se o local é de fácil acesso para os convidados, se é seguro e se tem pontos de conveniência por perto, como espaço para estacionar, área para os fornecedores descarregarem os materiais etc.
Segurança
A segurança é um dos elementos mais importantes na organização de eventos corporativos. Portanto, opte por um local que disponibilize controle de entrada de pessoas, saídas de emergência e ferramentas de segurança convenientes, o que inclui extintores de incêndio e kits de primeiros socorros. Esse tipo de cuidado é obrigatório por lei e certamente será notado por seu público, pois demonstra a atenção dada a ele.
Acessibilidade
Acessibilidade é essencial em qualquer lugar, principalmente em eventos corporativos. Além de mostrar a preocupação com os participantes, evita situações desconfortáveis para eles.
Por isso, verifique se há acesso por elevador, banheiros adaptados, se os corredores apresentam largura suficiente etc.
Alocar intérpretes e verificar toda a diversidade do seu público é extremamente importante nessa etapa. Estude os seus convidados e tudo o que eles precisam para que participem e tenham uma boa experiência em seu evento.
Tecnologia
Boa parte dos eventos corporativos necessita de tecnologia para preparação e execução. Exemplos disso são internet fixa, wi-fi, telefone, projetores, acústica etc.
Então, avalie previamente todas as necessidades do seu evento e procure um local que ofereça tudo o que você precisa para garantir a execução e o sucesso da ação.
Serviços extras
Atentar-se também aos serviços adicionais oferecidos pelo espaço para eventos corporativos pode garantir vantagens no momento da negociação.
Muitos lugares oferecem, por exemplo, o serviço de buffet completo, envolvendo desde a produção do menu até o atendimento do garçom.
Assim, além de ajudarem a economizar no orçamento, esses locais contribuem para otimização e agilidade na organização do evento.
Experiência do local e referências
Por fim, lembre-se de verificar também a experiência da casa e da equipe que organiza os eventos. Essa é uma segurança extra de que tudo será entregue conforme o contratado.
Além disso, é possível olhar o portfólio das celebrações realizadas anteriormente no local; assim, você pode obter inspirações, avaliar como os ambientes foram aproveitados, decidir o que não gostaria que ficasse no espaço para seu evento etc.
Como vimos, escolher um espaço para eventos corporativos demanda atenção a pontos-chave para garantir todas as condições necessárias para o bom andamento da ação e para uma experiência positiva dos participantes.
Coloque essas dicas em prática e veja como a escolha do local de seu próximo evento será mais acertada!
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