Sabemos que planejar um evento costuma ser trabalhoso e, muitas vezes, estressante. No entanto, ao investir na organização de eventos, você pode se sentir tranquilo! Afinal, terá a certeza de que cada detalhe foi pensado para surpreender os participantes.
Existem muitas etapas a serem planejadas, tanto antes quanto durante e depois da ação. Por isso, é preciso ter cautela na hora da organização de eventos para não se esquecer de nenhum aspecto essencial.
Para ajudar nessa jornada, criamos um checklist que contempla aspectos importantíssimos para o seu evento. Que tal conferir?
Organização de eventos: antes
Objetivos
O verdadeiro norte para o seu evento é a definição de objetivos. Afinal, as próximas etapas serão baseadas em atingi-los. Portanto, eles servem como guias para a tomada de decisões.
Público-alvo
É preciso conhecer o público-alvo para organizar eventos que realmente sejam do interesse dele. Ao pensar nele, você determina o tema e define uma programação que possam encantá-lo. Aqui, também é importante definir o número ideal de participantes.
Data e local
Se você quer ter uma boa organização de eventos, precisa escolher a melhor data e o local ideal.
Lembre-se de conferir se não há nenhuma grande atração na sua cidade que possa tomar a agenda dos participantes.
Com relação ao local, ele precisa ser de fácil acesso e comportar o número de pessoas que você determinou.
Programação
Determine qual será a programação do evento:
- quais serão as atividades realizadas;
- quem serão os palestrantes;
- qual será o cronograma, com um passo a passo do que deve acontecer.
Infraestrutura
Ao analisar o local escolhido para a realização do evento, determine qual será a infraestrutura necessária:
-
espaços (auditórios, salas, cozinhas, banheiros e outros);
-
decoração;
-
mobília (mesas, cadeiras e outras);
-
som e luz;
-
materiais audiovisuais;
Equipe
Forme a equipe ideal para a realização do seu evento, que deve englobar todos os serviços essenciais, tais como recepção, limpeza, segurança, técnica e fotografia, entre outros.
Invista na gestão de equipes. Instrua os profissionais para que sejam ágeis, responsáveis e transparentes, de modo a solucionar dúvidas e problemas dos participantes.
Financeiro
Ter um bom controle financeiro é sinônimo de que o evento será um grande sucesso. Então, invista nisso para que todas as ações possam ser realizadas.
Aqui, vale a pena considerar a negociação com patrocinadores, parceiros e palestrantes. Controle as contas a pagar e a receber; assim, você tem a certeza de que o seu evento não sairá no vermelho.
Essa etapa é fundamental para definir o valor das inscrições.
Fornecedores
Para ter uma organização de eventos completa é preciso escolher fornecedores que apresentem o melhor custo-benefício. É sempre interessante formar parcerias que agreguem valor à sua ação.
Vale ressaltar que é fundamental ter contratos assinados com todos eles. Esses documentos são garantias de que os fornecedores cumprirão tudo o que for acordado.
Inscrições
A inscrição do público é uma etapa que exige a sua atenção. Por isso, contar com uma plataforma de gestão de eventos é uma alternativa segura.
Dessa maneira, você otimiza o trabalho da sua equipe e não se preocupa com o cadastro e a cobrança dos participantes.
Além disso, se o evento for científico, é importante que ele conte com uma ferramenta para a submissão de trabalhos.
Divulgação
Invista em diversos materiais de divulgação e ações de marketing para atingir o público do seu evento. O indicado é mesclar estratégias nos universos on e offline para que as campanhas tenham maior alcance.
Também é interessante enviar um press release à imprensa e divulgar o evento nos principais meios de comunicação da sua cidade.
Organização de eventos: durante
Agora que você já planejou tudo, basta conferir se todos os fornecedores cumprem com o que prometeram. Fique de olho no cronograma e coordene a equipe, auxiliando a resolver os problemas que surgirem.
Lembre-se de registrar o momento, coletar depoimentos dos participantes e fazer lives nas redes sociais. Dessa maneira, você pode divulgar o evento durante e depois.
Organização de eventos: depois
O pós-evento é o momento para entregar os certificados aos participantes. Se você investiu em uma plataforma de gestão, isso será mais fácil.
Também é importante enviar uma boa pesquisa de satisfação ao público. Essa é uma ferramenta essencial para conferir os pontos fortes e fracos na visão do participante. Entender o que deu certo e o que deixou a desejar ajuda a saber o que pode ser melhorado na próxima edição.
Lembre-se de que a tecnologia deixa tudo mais fácil. Por isso, não hesite em investir nas melhores ferramentas para organização de eventos.
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