Planejar um evento não é uma tarefa nada simples. Ao contrário do que muitos pensam, o planejamento começa muito antes do início dos trabalhos e vai até após o término da solenidade. Entretanto, há uma parte específica que geralmente gera muita dor de cabeça para os organizadores: o transporte.
Quando contratamos um bom serviço de transporte, esperamos que ele ofereça qualidade e segurança, mas é preciso mais que isso! Uma logística perfeita envolva planejamento de rotas e horários de saída/chegada, divulgação adequada dessas informações aos participantes e, claro, profissionais e empresas confiáveis.
Mas como identificar uma boa empresa de transporte para eventos?
O serviço de transportes é uma área que nos últimos anos cresceu mais do que o esperado, surgindo não apenas novas empresas como as mais antigas aumentando o número de sua frota. Para termos ideia, um estudo recente realizado pela ABLA (Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis) apontou que a frota das empresas do setor de locações de automóveis dobrou entre 2005 e 2012. Com isso quero dizer que há muitas empresas disponíveis, dificultando a escolha da melhor opção, especialmente se levar em consideração o custo-benefício do serviço.
Entretanto, há uma grande falha: o serviço de transporte exige muitas regulamentações (para ser sincero, até em excesso). Isso abre espaço para que o organizador do evento, a fim de evitar problemas legais, exclua aquelas que não estejam em dia com suas obrigações ou que não estão completamente regularizados em todos os órgãos.
Há um excelente meio de descobrir se a empresa está autorizada, ou não, a servir legalmente o transporte para seu evento. No site da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), órgão responsável pela área, é possível consultar as leis e condições necessárias para a empresa exercer o serviço. Apesar de trabalhoso, tal ato pode impedir que seu evento se ligue a uma empresa que, mesmo inocentemente, não esteja respeitando as leis.
Aliás, é sempre bom se atentar a todas as características da empresa, assim como verificar suas avaliações nos sites de busca e nas redes sociais. Descobrir se os motoristas são educados, por exemplo, pode acrescentar valor ao evento. E convenhamos: não é uma situação agradável estar em um veículo com um motorista que visivelmente não está feliz de estar ali!
É bom também ressaltar que cada município possui sua própria regulamentação de transportes. Em São Paulo, por exemplo, a CET é responsável pelo tráfego. Ou seja, conferir com a prefeitura local (ou diretamente com o órgão de trânsito) quais itinerários são permitidos, locais para estacionar, situações de embarque e desembarque, entre outros, é de suma importância para o evento. Então, é necessário que a empresa de transporte contratada esteja ciente de tudo – visto que nem sempre a empresa é sediada na cidade onde o evento irá acontecer.
Confira algumas dicas que podem te ajudar no planejamento do transporte para seu evento
Apesar de parecer óbvio, muitas pessoas não possuem uma importante visão: para que o evento seja um sucesso, é necessário conhecer plenamente seu público. No caso do planejamento do transporte, a situação se repete. Para determinado tipo de evento, ônibus é a melhor opção, mas para outros é a utilização de vans. Muito dessa escolha não depende apenas da distância do transporte e de seu custo; depende da característica dos passageiros.
Alguns eventos também podem acontecer em mais de um lugar. Eventos corporativos, por exemplo, podem exigir uma reunião na empresa e um almoço em um restaurante distante. Congressos podem ter programações simultâneas em locais diferentes. Cada caso é um caso, então é importante montar uma programação para ser seguida à risca. E isso vale tanto para pequenos quanto para gigantescos eventos, envolvendo um ou mais lugares em que ele possa ocorrer.
Importante também se atentar às bagagens e espaços disponíveis. Pode ser que no evento aconteça uma apresentação de uma pequena banda (aquelas bem simples, com poucos equipamentos). Apesar da pequena quantidade de equipamentos, muito espaço pode ser utilizado. São coisas que podem acontecer, então o veículo ideal deve ser exigido.
Como dissemos antes, cada caso é um caso, então tenha certeza de que a empresa contratada corresponda totalmente às suas expectativas! Existem empresas de transporte especializadas em turismo e que são voltadas para solenidades, então é necessária uma avaliação completa, a fim de evitar qualquer situação que possa prejudicar o evento como um todo.
Lembre-se de que o transporte é parte fundamental de seu evento. Sem ele, seus convidados nunca estarão presentes.
